Εγκύκλιοι - ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΧΟΛΕΙΩΝ-Οργάνωση: Δημιουργία και τήρηση θυρίδων των σχολικών μονάδων αρμοδιότητας Υ.ΠΑΙ.Θ. στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης

Εκδόθηκε από το ΥΠΑΙΘ η αριθ. 126523/ΓΔ4/7-10-2021 εγκύκλιος με θέμα:  “Ενημέρωση σχετικά με τη δημιουργία και τήρηση θυρίδων των σχολικών μονάδων αρμοδιότητας Υ.ΠΑΙ.Θ. στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ)”. Η εγκύκλιος απευθύνεται στους Διευθυντές των δημόσιων εκπαιδευτικών δομών για να προβούν άμεσα και το αργότερο έως την Τρίτη 12 Οκτωβρίου 2021, στη δημιουργία θυρίδας για τη σχολική τους μονάδα στην πλατφόρμα «edupass.gov.gr».

Σκοπός της πλατφόρμας είναι ο έλεγχος της συνδρομής των νόμιμων προϋποθέσεων, για τη δυνατότητα της φυσικής παρουσίας και συμμετοχής στην εκπαιδευτική διαδικασία στις ανωτέρω εκπαιδευτικές δομές, στο πλαίσιο εφαρμογής των μέτρων προστασίας κατά της διασποράς του κορωνοϊού COVID-19.

Στο πλαίσιο ικανοποίησης της ανάγκης παροχής βελτιωμένου επιπέδου ψηφιακών υπηρεσιών προς τα φυσικά και νομικά πρόσωπα-νομικές οντότητες μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr- ΕΨΠ) με στόχο τη δημιουργία ενός ασφαλούς περιβάλλοντος για την ορθή διεκπεραίωση των υπηρεσιών αυτών και σε συνέχεια των ανωτέρω σχετικών, παρακαλούμε να ενημερώσετε τους/τις Διευθυντές/ντριες των δημόσιων εκπαιδευτικών δομών αρμοδιότητάς σας, όπως προβούν στη δημιουργία θυρίδας για τη σχολική τους μονάδα στην ΕΨΠ, σύμφωνα και με τα αναφερόμενα ακολούθως: 

Α. Θυρίδες αρμοδιότητας Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων

 Στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), εφεξής ΕΨΠ, τηρούνται οι θυρίδες του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων (Υ.ΠΑΙ.Θ.), των οργανικών μονάδων αυτού και του συνόλου των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών, ανεξαρτήτως τύπου και βαθμίδας για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020. Σε συνέχεια του υπό στοιχεία 123456/Α6/30.09.2021 αιτήματος του Υ.ΠΑΙ.Θ. προς την Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης, οι σχολικές μονάδες της δημόσιας πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, τα Εργαστηριακά Κέντρα και η Σιβιτανίδειος Δημόσια Σχολή Τεχνών και Επαγγελμάτων πρέπει να δημιουργήσουν τις αντίστοιχες θυρίδες τους στην ΕΨΠ για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020. Ειδικά για τους σκοπούς της προστασίας της δημόσιας υγείας και του ελέγχου της εφαρμογής των μέτρων προστασίας κατά της διασποράς του κορωνοϊού COVID-19 για τη φυσική παρουσία στις εκπαιδευτικές δομές αρμοδιότητας του Υ.ΠΑΙ.Θ. και για την πλήρωση του σκοπού λειτουργίας της πλατφόρμας «edupass.gov.gr» του άρθρου 68 του ν.4830/2021 (η «πλατφόρμα») καταχωρίζονται στις θυρίδες των δημόσιων εκπαιδευτικών δομών της πρωτοβάθμιας, δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης και ειδικής αγωγής τα απαραίτητα στοιχεία με τη μορφή δεδομένων χαρακτηρισμού κατάστασης φυσικών προσώπων, σύμφωνα με τα οποία επιτρέπεται ή δεν επιτρέπεται η φυσική παρουσία αυτών στον χώρο της εκπαιδευτικής δομής.

 Β. Λειτουργίες και Χαρακτηριστικά των θυρίδων

Σχετικά με τη λειτουργία και τα χαρακτηριστικά των προαναφερθεισών θυρίδων αρμοδιότητας Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων σημειώνονται τα ακόλουθα:

Οι θυρίδες λειτουργούν ως «ψηφιακά γραμματοκιβώτια» με τα εξής χαρακτηριστικά:

α. Έχουν μοναδικό κωδικό και όνομα.

β. Παρέχουν στους εξουσιοδοτημένους χρήστες/υπαλλήλους του φορέα διαβαθμισμένη πρόσβαση, με ρόλους, μέσω εφαρμογής και σε πληροφοριακά συστήματα μέσω προγραμματιστικής διεπαφής.

γ. Περιέχουν αναρτημένα έγγραφα, αιτήσεις ή άλλα σύνολα δεδομένων.

δ. Οργανώνουν τα αναρτημένα έγγραφα ανά υπόθεση.

ε. Οι χειριστές των θυρίδων θα λαμβάνουν, κατά περίπτωση, ενημερώσεις για την καταχώριση ενός εγγράφου ή συνόλου δεδομένων στη θυρίδα ανάλογα με τα διαθέσιμα κανάλια επικοινωνίας που έχουν ρυθμίσει (μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – email, μήνυμα συντόμου κειμένου – SMS, κ.ά.). Αναλόγως το έγγραφο ή το σύνολο δεδομένων που καταχωρίζεται στη θυρίδα τους, δύνανται να το αποθηκεύσουν σε μορφότυπο αυτοτελούς αρχείου, ή να το προσπελάσουν σε πραγματικό χρόνο ή να προβούν σε εξαγωγή του συνόλου ή τμήματος των δεδομένων.

στ. Για την διεκπεραίωση των αιτήσεων από τους διαχειριστές και χειριστές, υπάρχουν στη θυρίδα σχετικές επιλογές διαχείρισης όπως:

Ανάθεση

Ανάληψη υπόθεσης σε/από υπάλληλο

Κατάσταση αίτησης

Δυνατότητα αλλαγής της κατάστασης της αίτησης

Αναζήτηση

Ιστορικό υποθέσεων

Στατιστικά στοιχεία υποθέσεων

Ανάρτηση απάντησης στην θυρίδα του χρήστη

Αποστολή ενημερωτικού μηνύματος στον χρήστη.

Στην ΕΨΠ είναι δυνατόν να δημιουργούνται για κάθε δημόσια εκπαιδευτική δομή περισσότερες από μία θυρίδες, ανάλογα με τις ανάγκες εκάστης εκπαιδευτικής δομής. Οι ορισθείσες ως ανώτερες ιεραρχικά θυρίδες παρέχουν πρόσβαση σε όλες τις θυρίδες που υπάγονται σε αυτές.

Στις θυρίδες των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών τηρούνται έγγραφα ή σύνολα δεδομένων που απευθύνονται ή αφορούν σε αυτές και τα οποία δύνανται να υποβάλλονται από φυσικά πρόσωπα/χρήστες μέσω της ΕΨΠ, καθώς και οι σχετικές με αυτά απαντήσεις/έγγραφα.

Τα έγγραφα που υποβάλλονται στις θυρίδες, καθώς και οι σχετικές με αυτά απαντήσεις/έγγραφα μπορούν να παραμένουν αποθηκευμένες στις θυρίδες των εκπαιδευτικών δομών για χρονικό διάστημα έως πέντε (5) ετών.

Ειδικά τα δεδομένα που καταχωρίζονται στις θυρίδες των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών στο πλαίσιο λειτουργίας της πλατφόρμας «edupass.gov.gr» τηρούνται για επτά (7) ημέρες από την καταχώρισή τους σε αυτές.

Γ. Χρήστες των θυρίδων των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών – Υποχρέωση δημιουργίας θυρίδων

Στις θυρίδες προβλέπονται δύο διακριτοί ρόλοι για τους ειδικά προς τούτο εντεταλμένους υπαλλήλους των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών:

α) Χειριστής: Διαχειρίζεται τις υποθέσεις και τις αιτήσεις των φυσικών προσώπων.

β) Διαχειριστής: Ορίζει και διαγράφει χειριστές, τροποποιεί τα στοιχεία επικοινωνίας της θυρίδας της δημόσιας εκπαιδευτικής δομής και την ονομασία της θυρίδας και εξάγει στατιστικά στοιχεία.

Ο διαχειριστής της ορισθείσας ως ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας έχει πρόσβαση στις θυρίδες που υπάγονται σε αυτή.

Το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων είναι υπεύθυνο για τον ορισμό των εντεταλμένων υπαλλήλων της ανωτέρω παραγράφου για κάθε θυρίδα της παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020. Διαχειριστής της θυρίδας έκαστης σχολικής μονάδας αρμοδιότητας του Υ.ΠΑΙ.Θ. ορίζεται ο Διευθυντής/Προϊστάμενος αυτής, ο οποίος είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία της θυρίδας της σχολικής του μονάδας. Αναλυτικές οδηγίες για τη διαδικασία δημιουργίας της θυρίδας και τον τρόπο πρόσβασης σε αυτήν περιλαμβάνονται στο «Εγχειρίδιο Χρήσης για Διευθυντές» της πλατφόρμας «edupass.gov.gr» (Παράρτημα Ι). Το Εγχειρίδιο Χρήσης είναι επίσης διαθέσιμο:

α) στην ιστοσελίδα του Υ.ΠΑΙ.Θ. όπου έχει επίσης αναρτηθεί βίντεο με όλες τις σχετικές οδηγίες: https://www.minedu.gov.gr/index.php?option=com_content&view=article&layout=edit&id=50310, και

β) στον σύνδεσμο https://thyrides-edu.services.gov.gr/

Οι Διευθυντές/ντριες / Προϊστάμενοι/ες οφείλουν ακολουθώντας τις ανωτέρω οδηγίες να δημιουργήσουν και να θέσουν σε λειτουργία τη θυρίδα της σχολικής τους μονάδας άμεσα μετά τη λήψη της παρούσας και το αργότερο έως την Τρίτη 12 Οκτωβρίου 2021.

Η Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης είναι υπεύθυνη για τον ορισμό του διαχειριστή των ανώτερων ιεραρχικά θυρίδων, σύμφωνα με το υπ’ αριθμ. 123456/Α6/30.09.2021 αίτημα που έχει υποβάλει το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων κατά τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020. Διαχειριστής της «υπερθυρίδας» του Υ.ΠΑΙ.Θ., ήτοι της ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας στην οποία υπάγονται όλες οι θυρίδες των δημόσιων εκπαιδευτικών δομών της πρωτοβάθμιας, δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης και ειδικής αγωγής έχει ορισθεί αρμόδιος υπάλληλος της Διεύθυνσης Εκπαιδευτικής Τεχνολογίας και Καινοτομίας της Γενικής Διεύθυνσης Ψηφιακών Συστημάτων, Υποδομών και Εξετάσεων του Υ.ΠΑΙ.Θ.

Οι χειριστές και οι διαχειριστές των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών αποκτούν πρόσβαση στις θυρίδες, αφού προηγουμένως προβούν σε επαλήθευση/επιβεβαίωση της ταυτότητάς τους με την χρήση των «Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης» σύμφωνα με την υπ’ αριθμ. 29810 ΕΞ /23.10.2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Διαδικασία αυθεντικοποίησης υπαλλήλων του δημοσίου τομέα σε ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες».

Δ. Προσδιορισμός της κατάστασης του φυσικού προσώπου για το επιτρεπτό ή μη της φυσικής παρουσίας του σε χώρο εκπαιδευτικής δομής μέσω της πλατφόρμας «edupass.gov.gr»

Τα φυσικά πρόσωπα, ενήλικα αυτοπροσώπως ή ανήλικα μέσω των γονέων/κηδεμόνων/επιτρόπων τους που θα συμμετάσχουν με φυσική παρουσία στην εκπαιδευτική διαδικασία στους χώρους μίας δημόσιας εκπαιδευτικής δομής της πρωτοβάθμιας, δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης και ειδικής αγωγής, αποκτούν πρόσβαση στην πλατφόρμα «edupass.gov.gr» («η πλατφόρμα») μέσω της ΕΨΠ, αφού προηγουμένως προβούν σε επαλήθευση/επιβεβαίωση της ταυτότητάς τους (αυθεντικοποίηση) με χρήση των κωδικώνδιαπιστευτηρίων είτε της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (taxisnet) είτε των συστημάτων ηλεκτρονικής τραπεζικής (ebanking) των πιστωτικών ιδρυμάτων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 1 του άρθρου 24 του ν. 4727/2020 (Α’ 184). Σκοπός της πλατφόρμας είναι ο έλεγχος της συνδρομής των νόμιμων προϋποθέσεων για τη δυνατότητα της φυσικής παρουσίας και συμμετοχής στην εκπαιδευτική διαδικασία στις ανωτέρω εκπαιδευτικές δομές στο πλαίσιο εφαρμογής των μέτρων προστασίας κατά της διασποράς του κορωνοϊού COVID-19.

Για την εξυπηρέτηση του σκοπού της προηγούμενης παραγράφου, η πλατφόρμα αντλεί δεδομένα σχετικά µε την κατάσταση του φυσικού προσώπου όσον αφορά στον εμβολιασμό κατά του κορωνοϊού COVID-19, το αποτέλεσμα της τελευταίας δοκιμασίας ταχέων µοριακών ελέγχων (rapidtest) ή µοριακής μεθόδου ανάλυσης (PCR test) ή αυτοδιαγνωστικής δοκιμασίας ελέγχου (self-test), ή τη νόσηση από τον κορωνοϊό COVID-19. Τα στοιχεία αυτά αντλούνται µέσω διασύνδεσης µε το Εθνικό Μητρώο Εμβολιασμών κατά του κορωνοϊού COVID-19, το Εθνικό Μητρώο Ασθενών από τον κορωνοϊό COVID-19, το πληροφοριακό σύστημα της ειδικής ηλεκτρονικής πλατφόρμας του Ψηφιακού Πιστοποιητικού COVID-19 και το πληροφοριακό σύστημα της ηλεκτρονικής πλατφόρμας για την καταχώριση και ηλεκτρονική διαχείριση του αποτελέσματος της αυτοδιαγνωστικής δοκιμασίας ελέγχου της νόσησης από κορωνοϊό COVID-19 (self-test).

Η πλατφόρμα αντλεί επίσης, δεδομένα από το Πληροφοριακό Σύστημα (Π.Σ.) «myschool» του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων και διαλειτουργεί με το Εθνικό Μητρώο ΑΜΚΑ-ΕΜΑΕΣ της «Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε», αποκλειστικά (α) για την εξακρίβωση της ιδιότητας -σχέσης του αιτούντος φυσικού προσώπου ως προς την εκπαιδευτική δομή στη θυρίδα της οποίας αιτείται να καταχωριστεί η κατάστασή του και (β) για τη συνολική απεικόνιση της κατάστασης των προσώπων που δύνανται ή υποχρεούνται να έχουν φυσική παρουσία στην εκπαιδευτική δομή. Η πλατφόρμα δεν επιτρέπει οριζόντια διαλειτουργικότητα μεταξύ των πληροφοριακών συστημάτων με τα οποία η ίδια διαλειτουργεί.

Για τις δομές της δημόσιας πρωτοβάθμιας, δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης και ειδικής αγωγής, υπόχρεοι υποβολής αίτησης είναι:

(α) οι μαθητές/τριες,

(β) το εκπαιδευτικό προσωπικό και μέλη Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού (Ε.Ε.Π.) και Ειδικού Βοηθητικού Προσωπικού (Ε.Β.Π.),

(γ) κάθε άλλο φυσικό πρόσωπο, που συμμετέχει με φυσική παρουσία σε κάθε είδους εκπαιδευτική διαδικασία που διενεργείται εντός των χώρων της εκπαιδευτικής δομής («επισκέπτης»).

Η πλατφόρμα «edupass.gov.gr», για κάθε φυσικό πρόσωπο, ενήλικο ή ανήλικο δια των γονέων/κηδεμόνων/επιτρόπων του, που αιτείται την καταχώριση της κατάστασής του στη θυρίδα της εκπαιδευτικής δομής αποδίδει έναν λεκτικό χαρακτηρισμό που αντιστοιχεί στις ακόλουθες καταστάσεις:

(α) μη επιτρεπτή παρουσία,

(β) επιτρεπτή παρουσία,

(γ) άγνωστη κατάσταση – απαιτείται περαιτέρω έλεγχος.

Οι ανωτέρω καταστάσεις αποτυπώνονται με κατάλληλα λεκτικά, ήτοι τη λέξη «ΚΟΚΚΙΝΟ» για την κατάσταση της μη επιτρεπτής παρουσίας, τη λέξη «ΠΡΑΣΙΝΟ» για την κατάσταση της επιτρεπτής παρουσίας και τη λέξη «ΑΓΝΩΣΤΟ» για την άγνωστη κατάσταση όπου απαιτείται περαιτέρω έλεγχος (όπως, παραδείγματος χάριν, σε περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν έχει (εγκύρως) υποβληθεί δήλωση μέσω της πλατφόρμας «edupass.gov.gr» ή έχει εμφιλοχωρήσει κάποιο σφάλμα στη σχετική διαδικασία).

Η κατάσταση, που αποδίδεται στο αιτούν φυσικό πρόσωπο, βασίζεται στις γενικές προϋποθέσεις που τίθενται από το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο περί του επιτρεπτού της φυσικής του παρουσίας σε εκπαιδευτικές δομές, ανάλογα με τη βαθμίδα εκπαίδευσης και την ιδιότητα αυτού. Δεν παρέχονται ειδικότερες πληροφορίες σχετικά με την υγεία του αιτούντος προσώπου (εμβολιασμένος, νοσήσας, υποβληθείς σε διαγνωστικό έλεγχο), με βάση τις οποίες έχει προσδιοριστεί η αποδοθείσα στο αιτούν πρόσωπο κατάσταση.

Η διαδικασία καταχώρισης αποτελέσματος του αυτοδιαγνωστικού ελέγχου στην πλατφόρμα «selftesting.gov.gr», όπως προβλέπεται στην παρ. Β΄ του άρθρου 3 της ΚΥΑ Δ1α/Γ.Π.οικ. 55254 (Β’ 4187), ενσωματώνεται στη λειτουργία της πλατφόρμας «edupass.gov.gr».

Μέσω της πλατφόρμας, τα φυσικά πρόσωπα αιτούνται άπαξ την επαναλαμβανόμενη καταχώριση της κατάστασής τους κατά τα εκάστοτε ισχύοντα, στη θυρίδα της εκπαιδευτικής δομής στην οποία επιθυμούν να έχουν φυσική παρουσία. Κατόπιν τούτου, η πλατφόρμα πραγματοποιεί τον σχετικό έλεγχο, χωρίς να μεσολαβήσει άλλη ενέργεια του αιτούντος προσώπου και καταχωρίζει στις θυρίδες των εκπαιδευτικών δομών την κατάσταση αυτού, με την αναγραφή ενός από τα προαναφερθέντα τρία λεκτικά («ΠΡΑΣΙΝΟ», «ΚΟΚΚΙΝΟ» ή «ΑΓΝΩΣΤΟ») δίπλα στο ονοματεπώνυμο του αιτούντος. Ειδικώς για τους επισκέπτες, η επαναλαμβανόμενη καταχώριση λήγει μετά το πέρας μίας εβδομάδας από την αίτηση του προσώπου στην πλατφόρμα. Η διαδικασία επαναλαμβάνεται όσες φορές προβλέπεται από το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο. Σε κάθε περίπτωση, η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται μέχρι τη λήξη του σχολικού – ακαδημαϊκού έτους 2021-2022 και μόνον εφόσον παραμένουν σε ισχύ τα μέτρα προστασίας της δημόσιας υγείας από τον κίνδυνο περαιτέρω διασποράς του κορωνοϊού COVID19 στο σύνολο ή μέρος της Επικράτειας.

Στις προαναφερθείσες δημόσιες εκπαιδευτικές δομές τα εντεταλμένα όργανα που αναφέρθηκαν νωρίτερα στην ενότητα Γ διαχειρίζονται τα στοιχεία στα οποία αποκτούν πρόσβαση μέσω των θυρίδων των δομών, ώστε να αποτραπεί η είσοδος των προσώπων που δεν πληρούν τις νόμιμες προϋποθέσεις για φυσική παρουσία και συμμετοχή στην εκπαιδευτική διαδικασία εντός της εκάστοτε εκπαιδευτικής δομής. Σε κάθε περίπτωση τα φυσικά πρόσωπα που πρόκειται να συμμετάσχουν καθ΄ οιονδήποτε τρόπο στην εκπαιδευτική διαδικασία οφείλουν να φέρουν πάντοτε μαζί τους το κατά περίπτωση απαιτούμενο πιστοποιητικό/την απαιτούμενη βεβαίωση (π.χ. Σχολική Κάρτα για COVID-19 ή πιστοποιητικό εμβολιασμού, νόσησης εντός του τελευταίου εξαμήνου, διενέργειας rapid/pcr test) σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή και να το επιδεικνύουν σε τυχόν έλεγχο στα αρμόδια όργανα.

Ε. Οδηγίες Χρήσης της πλατφόρμας «edupass.gov.gr» από τους/τις Διευθυντές/ντριες / Προϊσταμένους/ες των σχολικών μονάδων

Ο τρόπος και η διαδικασία χρήσης της πλατφόρμας από τους/τις Διευθυντές/ντριες και Προϊσταμένους/ες (εφεξής «οι χρήστες») έχουν ως εξής: Ο/η Διευθυντής/ντρια / Προϊστάμενος/νη της σχολικής μονάδας, ως εξουσιοδοτημένος αρμόδιος, χειριστής και διαχειριστής της θυρίδας, προβαίνει στις κάτωθι ενέργειες:

α) Εκδίδει άπαξ κωδικούς Δημόσιας Διοίκησης μέσω της ιστοσελίδας: https://www.gov.gr/ipiresies/ergasia-kai-asphalise/apaskholese-sto-demosio-tomea/ekdose-kodikondemosias-dioikeses

β) Επαληθεύει/επιβεβαιώνει την ταυτότητά του με την χρήση των «Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης» σύμφωνα με την υπ’ αριθμ. 29810 ΕΞ /23-10.2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Διαδικασία αυθεντικοποίησης υπαλλήλων του δημοσίου τομέα σε ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες».

γ) Στην συνέχεια, συνδέεται στη θυρίδα της σχολικής μονάδας του μέσω της ιστοσελίδας: https://thyrides-edu.services.gov.gr και επιλέγει «Σύνδεση».

δ) Στην συνέχεια ζητείται η αυθεντικοποίηση χρήστη μέσω του TaxisNet με χρήση των κωδικών Δημόσιας Διοίκησης.

Ο χρήστης εισάγει τους κωδικούς δημόσιας διοίκησης, επιλέγει «Σύνδεση» και αφού εξουσιοδοτήσει το πληροφοριακό σύστημα για την παροχή βασικών στοιχείων, συνδέεται στην εφαρμογή.

ε) Αφού συνδεθεί στην εφαρμογή, από την ενότητα «Οι Θυρίδες μου», επιλέγει την θυρίδα της σχολικής μονάδας του, πατώντας επάνω στην ονομασία της σχολικής μονάδας στην οποία υπηρετεί (κωδική ή φιλική ονομασία της σχολικής μονάδας).

στ) Στην συνέχεια, ο χρήστης ανακατευθύνεται στην ενότητα «Καταστάσεις EDUPASS». Οι συγκεκριμένες καταστάσεις ταξινομούνται βάσει ημερομηνίας. Με την επιλογή «ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ZIP» για συγκεκριμένη ημερομηνία πραγματοποιείται λήψη («download») συμπιεσμένου φακέλου (zip folder) στον οποίο περιέχεται ο κατάλογος με τις δηλώσεις παρουσίας των μαθητών/τριών και του εκπαιδευτικού προσωπικού, των μελών μέλη Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού και Ειδικού Βοηθητικού Προσωπικού. Ο συμπιεσμένος φάκελος (zip folder) αποθηκεύεται σε μέρος που έχει επιλέξει ο χρήστης (π.χ. «Στοιχεία Λήψης», «Επιφάνεια Εργασίας»). Επισημαίνεται ότι η λήψη και αποθήκευση του συμπιεσμένου φακέλου πραγματοποιούνται αποκλειστικά στον υπηρεσιακό Η/Υ του χρήστη, ο οποίος προστατεύεται με κωδικό εισόδου.

ζ) Στον –κατά τα ανωτέρω- συμπιεσμένο φάκελο περιέχεται ο κατάλογος των μαθητών/τριών και του εκπαιδευτικού προσωπικού, των μελών του Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού και Ειδικού Βοηθητικού Προσωπικού, σε δύο (2) μορφές αρχείων, τα οποία προστατεύονται με κωδικούς πρόσβασης:

 i) μορφή.csv και

 ii) μορφή .xlsx.

Ο/Η Διευθυντής/ντρια / Προϊστάμενος/η της σχολικής μονάδας επιλέγει τη μορφή αρχείου που τον/την εξυπηρετεί για τον έλεγχο του καταλόγου και με την πληκτρολόγηση του κωδικού πρόσβασης που έχει ορισθεί (ΑΦΜ Διαχειριστή θυρίδας) ανοίγει το αρχείο. Ο εν λόγω κωδικός δεν ανακοινώνεται ή καθίσταται καθ’ οιονδήποτε τρόπο γνωστός (π.χ. μέσω σημειωμάτων) σε μη εξουσιοδοτημένους τρίτους (συμπεριλαμβανομένων μελών του εκπαιδευτικού προσωπικού, του Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού (Ε.Ε.Π.) και του Ειδικού Βοηθητικού Προσωπικού (Ε.Β.Π.)).

η) Ο συμπιεσμένος φάκελος διαγράφεται οριστικά (και από τον κάδο ανακύκλωσης του Η/Υ) με το πέρας της διαδικασίας ελέγχου και ανακτάται από την ηλεκτρονική θυρίδα της εκπαιδευτικής δομής, όσες φορές αυτό απαιτηθεί, προκειμένου να αποτραπεί κάθε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε αυτόν.

ΣΤ. Περαιτέρω διαχείριση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που καθίστανται προσβάσιμα στους διαχειριστές και χειριστές των ηλεκτρονικών θυρίδων των σχολικών μονάδων

Βάσει των ειδικότερων αναγκών και χαρακτηριστικών κάθε εκπαιδευτικής δομής (π.χ. τυχόν λειτουργία σχολικών λεωφορείων, ύπαρξη περισσότερων εισόδων/εξόδων), ο/η Διευθυντής/ντρια / Προϊστάμενος/η και τα εξουσιοδοτημένα από εκείνον/η πρόσωπα χρησιμοποιεί τους καταλόγους που καταχωρίζονται στην ηλεκτρονική θυρίδα της εκπαιδευτικής δομής για την αποτροπή της εισόδου σε αυτήν των προσώπων που δεν πληρούν τις νόμιμες προϋποθέσεις σύμφωνα με τα εκάστοτε ισχύοντα υγειονομικά πρωτόκολλα.

Σε περίπτωση που κριθεί απαραίτητη η εξαγωγή δεδομένων για περαιτέρω αξιοποίηση, ο/η Διευθυντής/ντρια, ο/η Προϊστάμενος/η λαμβάνει ειδικότερη μέριμνα για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που θα αποτυπωθούν σε τυχόν άλλους φορείς, ήτοι σε ηλεκτρονικά αρχεία ή σε έντυπα έγγραφα – εκτυπώσεις. Απαγορεύεται ρητώς τυχόν αποθήκευση σε αφαιρούμενα μέσα (USB HDD CD – DVD κοκ) και, εν γένει, η ηλεκτρονική αποστολή του συμπιεσμένου φακέλου ή/και των αρχείων που περιλαμβάνονται σε αυτόν σε οποιονδήποτε, ακόμα και στον ίδιο τον χρήστη της θυρίδας και με οποιοδήποτε μέσο.

Η, κατόπιν εξαγωγής, γνωστοποίηση δεδομένων σε εκπαιδευτικούς ή τρίτα πρόσωπα (π.χ. φύλακας, οδηγός σχολικού λεωφορείου) για την επιτέλεση του σκοπού της αποτροπής εισόδου στην εκπαιδευτική δομή και τη συμμετοχή στη δια ζώσης εκπαιδευτική διαδικασία προσώπου που δεν πληροί τις σχετικές νόμιμες προϋποθέσεις, κατόπιν του ηλεκτρονικού ελέγχου που διενεργεί η πλατφόρμα «edupass.gov.gr», είναι πιθανόν να κριθεί αναγκαία ιδίως σε μεσαίου ή μεγάλου μεγέθους δομές. Ο/Η Διευθυντής/ντρια / προϊστάμενος/η της εκπαιδευτικής δομής γνωστοποιεί τα απολύτως απαραίτητα δεδομένα και μόνον στους εκπαιδευτικούς και σε λοιπά μέλη του προσωπικού της εκπαιδευτικής δομής που θεωρεί ότι είναι αναγκαίο να επιφορτιστούν με καθήκοντα ελέγχουαποτροπής εισόδου.

Η εκτύπωση δεδομένων οφείλει να λαμβάνει χώρα μόνον εφόσον κρίνεται επιβεβλημένη. Σε κάθε περίπτωση, με το πέρας του διδακτικού ωραρίου, τα έγγραφα-εκτυπώσεις επιστρέφονται από τα επιφορτισμένα με καθήκοντα ελέγχου πρόσωπα στον/στην Διευθυντή/ντρια / Προϊστάμενο/η της εκπαιδευτικής δομής και καταστρέφονται οριστικά με ευθύνη του/της ιδίου/ας.

Απαγορεύεται ρητώς η λήψη ηλεκτρονικών αντιγράφων των εξαχθέντων από την πλατφόρμα «edupass.gov.gr» δεδομένων με χρήση προσωπικών έξυπνων συσκευών (π.χ. φωτογράφιση καταλόγου/τμήματος αυτού) από τους εκπαιδευτικούς και, εν γένει, τρίτα πρόσωπα που σχετίζονται με δημόσιες εκπαιδευτικές δομές.

Όλες οι πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα παρέχονται στα Υποκείμενα τόσο μέσα από το ίδιο το περιβάλλον της πλατφόρμας «edupass.gov.gr» όσο και μέσω του επίσημου δικτυακού τόπου του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, το οποίο επιτελεί, εν προκειμένω, ρόλο Υπευθύνου Επεξεργασίας. Συμπληρωματικώς, στο πλαίσιο των αρχών της διαφάνειας και της λογοδοσίας, ο/η Διευθυντής/ντρια / Προϊστάμενος/η κάθε εκπαιδευτικής δομής καταγράφει τη διαδικασία διαχείρισης των παρεχόμενων μέσω της πλατφόρμας «edupass.gov.gr»  προσωπικών δεδομένων και τα ειδικότερα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζει, κατά τα ανωτέρω.

Για τεχνικά θέματα/ερωτήματα που τυχόν ανακύψουν, τα οποία αφορούν τη διαδικασία δημιουργίας και λειτουργίας των θυρίδων και τη λειτουργία πλατφόρμα «edupass.gov.gr» παρακαλείσθε να απευθύνεστε στην ηλεκτρονική διεύθυνση govgr@mindigital.gr.

Ολόκληρη η εγκύκλιος εδώ

Ανάρτηση chiourea.gr στο Εγκύκλιοι - ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΧΟΛΕΙΩΝ-Οργάνωση, Εγκύκλιοι - Β/ΒΑΘΜΙΑ-Οργάνωση & Λειτουργία Σχολείων, Εγκύκλιοι - ΝΗΠΙΑΓΩΓΕΙΟ και Επικαιρότητα - ΚΟΡΩΝΟΪΟΣ

Δείτε επίσης:

• Λειτουργία εκπαιδ. μονάδων κατά την έναρξη του σχ. έτους 2021-22 και μέτρα για την αποφυγή διάδοσης του Κορωνοιού covid-19 κατά τη λειτουργία τους Κοινή Υπουργική Απόφαση ΔΙα/Γ.Π.οικ. 55254/2021 - ΦΕΚ 4187/Β/10-9-2021
• Πώς θα λειτουργήσουν τα Δημοτικά Σχολεία το σχολ. έτος 2021–2022 ~ Προγραμματισμός του Εκπαιδευτικού Έργου των Δημοτικών Σχολείων για το σχολ. έτος 2021-2022 Δ/νση Σπουδών ΠΕ-ΥΠΑΙΘ Φ.7/51340/Δ1/10-5-2021
• Ενημέρωση για τη λειτουργία των σχολικών μονάδων σε περίπτωση έκτακτου ή απρόβλεπτου γεγονότος